L’inventaire, tour d’horizon en quelques questions

Nous vous proposons un petit tour des questions à se poser avant de se lancer dans un projet de gestion de parc et d’inventaire. Voici quelques pistes pour vous aider.

Pourquoi faire l’inventaire ?

Considéré comme une tâche fastidieuse et ingrate, l’inventaire est trop souvent perçu comme une mission insurmontable. C’est pourtant une action incontournable dans la vie de l’entreprise.
L’objectif est triple :

  • Répondre aux contraintes légales : vérification obligatoire de l’existence des éléments d’actifs et de passifs et de leur valeur, au moins une fois par exercice (article 17, loi n° 96-112 du 30 décembre 1996)
  • « Prouver » que les investissements ont été réalisés dans les « règles de l’art »
  • Mettre à jour annuellement les immobilisations d’un point de vue comptable et physique

D’autres motivations peuvent intervenir : un déménagement, une volonté de la Direction, une recherche de diminution des coûts ou encore la présence des « CAC » (Commissaires Aux Comptes).

Quels équipements inventoriés ?

Avant tout, il faut définir le périmètre de l’inventaire (mobilier, matériel, automobiles,…), ou le hors périmètre, parfois plus facile à délimiter.

La mise en place de l’inventaire peut se faire de plusieurs façons : tout inventorier ou n’inventorier que les nouveaux biens par exemple.

Il ne faut pas oublier qu’il sera toujours temps de compléter votre inventaire par la suite, si vous optez pour un logiciel de gestion de parc et non pour un inventaire « one shoot ».

Quelle stratégie mettre en place ?

Mieux vaut prévoir un planning pour chaque site à inventorier en tenant compte des horaires d’ouvertures, des conditions d’accès aux locaux, … Et pensez à prévenir les collaborateurs du passage des inventoristes, pour éviter les surprises.

En cas d’inventaire multi-sites, plusieurs modes de déploiement sont possibles : inventaire d’un site pilote servant de référence pour l’inventaire des autres sites qui se fera ultérieurement ; inventaire des sites majeurs, les petits sites ou les sites trop éloignés pouvant fournir un fichier Excel qui sera importé dans le logiciel d’inventaire.

La rédaction d’une charte de collage des étiquettes facilite le travail des équipes sur le terrain et permet de réfléchir en amont au meilleur placement en tenant compte des types d’équipements et de l’accessibilité à l’étiquette.

Par exemple, éviter de coller de façon trop visible des étiquettes sur des bureaux dans un établissement scolaire. Eviter aussi de coller une étiquette derrière une armoire qui ne pourra plus être déplacée par la suite ; l’étiquette ne pourra plus être lue lors des contrôles d’inventaire à moins d’utiliser des puces RFID.

Etiquettes codes barres ou RFID ?

Numérotés de façon séquentielle, les puces RFID, comme les codes barres, sont personnalisables et peuvent prendre toute sorte de forme (étiquettes supportant l’autoclave, étiquettes en métal pouvant être rivetées, …). Plus souples et très robustes, les codes barres peuvent être surchargés (avec un marqueur ou des salissures) sans pour autant devenir illisibles. Moins coûteux et plus répandu, aujourd’hui, le code barres n’offre pourtant pas toutes les possibilités apportées par la technologie RFID.

La RFID est un système d’identification par radio fréquence. Elle a l’avantage d’être dissimulable et de permettre une lecture longue portée. C’est la puissance de l’antenne qui détermine la distance à laquelle la puce peut être lue, celle-ci devant seulement se trouver dans le champ électromagnétique d’un lecteur. Ainsi, elle peut être détectée qu’elle que soit sa position ou sa situation, à l’intérieur d’une boîte, dissimulé dans un oreiller ou encore sous une couche de papier peint, … D’un seul « balayage » il est possible de lire tous les tags RFID d’une pièce voire même de tout un étage.

Autre atout de la RFID, les puces sont encodables. Elles permettent de stocker un grand nombre d’informations qui peuvent être collectées en rafale.

Invisibles et intelligentes, elles offrent un gain de temps considérable lors des campagnes d’inventaires.

Avant d’opter pour l’une ou l’autre des solutions, veillez avant tout à leur qualité si vous voulez que vos étiquettes durent dans le temps.

Notre logiciel de gestion d’inventaire nous permet de faire cohabiter ces deux systèmes, libre à vous de choisir la technologie la mieux adaptée à vos besoins.

Terminaux portables ou tablettes numériques ?

Les tablettes offrent aujourd’hui des avantages indéniables en termes de mobilité et de rapidité d’accès à l’information. Véritables ordinateurs de poche, les tablettes allient gestion terrain et gestion stratégique. Une simple connexion Internet permet d’accéder à l’ensemble des données et de les mettre à jour en temps réel (cf. AddenMobile).

Les terminaux, eux, sont programmés pour répondre aux besoins spécifiques des équipes sur le terrain. Ils permettent de charger un certain nombre d’informations en fonction de filtres de recherche et de stocker les données collectées sur le terrain, qui seront ensuite transférées dans le logiciel de gestion de parc.

Pourquoi gérer son parc ?

Faire l’inventaire permet de dresser une cartographie précise de son patrimoine mais uniquement à un instant donné. Pour pouvoir en plus, assurer une gestion fine de ses actifs, mieux vaut disposer d’un logiciel de gestion de parc qui permettra d’en suivre toutes les évolutions et évitera de répéter les opérations souvent très longues d’inventaires.

Gérer son parc pour :

  • Localiser les matériels
  • Optimiser les flux du parc (déménagements, réaffectations, …)
  • Préparer ses transferts
  • Avoir une fiche descriptive technique (photos, notices, …)
  • Accéder aux informations financières
  • Estimer l’état de son parc
  • Planifier les renouvellements (et les investissements)
  • Piloter les biens stratégiques : remplacement ou maintien
  • Maximiser l’utilisation des biens : retour sur Investissement
  • Réconcilier les immobilisations comptables avec la réalité du terrain
  • Assurer le suivi physique des contrats (maintenance, assurance, location, …)
  • Faciliter la collaboration entre les services utilisateurs, la comptabilité, les équipes de maintenance …

« Avoir une vision réaliste et concrète pour prendre les bonnes décisions de gestion »

Pour plus d’information sur BALparc, notre logiciel de gestion de parcs, cliquez ici.
 

Quelles interfaces ?

Afin d’éviter les doubles saisies et de minimiser les risques d’erreur, envisager les interfaces nécessaires et les logiciels compagnons à mettre en place :

  • Quel lien avec les immobilisations comptables ?
  • Quel lien entre gestion physique et gestion technique des équipements ?
  • Quelles données récupérées du logiciel de gestion des achats ?